Una de nuestras divisiones es Ingenia Eventos. Debido a que llevamos años organizando foros para clientes como Cinco Días, hemos aprendido ciertas cosas que pueden ayudar a cualquier persona interesada en el protocolo:
- La importancia del diseño: a la hora de crear las invitaciones es imprescindible que estén diseñadas con el máximo mimo, teniendo también especial cuidado de una correcta elección de los materiales si se trata de una invitación no-digital.
- Encuentra el local adecuado: elígelo en función del número de asistentes. Nosotros siempre solemos escoger hoteles de cinco estrellas, o de cuatro, porque en algunas ciudades no los hay de cinco.
- Organiza bien los materiales: por si se necesita que haya pantallas para proyectar, el sonido, megafonía… Habrá que desplazar el material hasta la ciudad donde se realice el evento.
- Cuenta con una buena base de datos: es lo más importante. Deberá estar actualizada en función de la Ley de Protección de datos, y contar con una amplia selección de contactos de vuestro interés.
- Apoya tu acción en otros medios: además de mandar las invitaciones, tienes que dar difusión a tu acción recurriendo a menciones en radio, prensa especializada, en la web de los patrocinadores del evento… Todos los implicados deberán trabajar en la misma dirección.
- Ten muy clara la «protocolización» del evento: deberás contar con una lista de la correspondencia de mesas, que también tendrán las azafatas. Es muy importante llevar un control de la gente inscrita (te sorprendería saber la cantidad de gente que intenta colarse en foros), ya que si entra gente que no debería es posible que luego los invitados no tengan asientos.
Un foro es un evento muy complicado de organizar, que solo saldrá bien si todos los implicados trabajan con un objetivo claro y están bien coordinados. Cuando se organizan este tipo de eventos es normal que se acabe dominando a la perfección el estrés 😉